这可能是眼下最适合大家使用的工具

这可能是眼下最适合大家使用的工具

疫情当前,不管你是学校的学生还是单位的员工,相信每天都要上报身体健康情况,虽然麻烦,但这是非常时期,必须得理解以及配合。

但实际上,如果用对了工具,这事其实并没有那么麻烦。

比如说,我们家小孩的家长群,每天都要填报小孩身体健康信息,一开始班级群的画风是这样的,每天各位家长自动接龙上报孩子健康情况。

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容易打错不说,经常还出现接龙错误,并且谁没有填写也很难查得到。

你说,我作为一个软件安利者,这种效率我能忍?

所以,我就在家长群里卖弄了一下,推荐了一个在线文档工具,呐,就是这样的:

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所有获取这个表格的家长都可以同时直接填写,填完后自动就可以保存。

这个操作顿时收获了群里老师和宝妈们的一致称赞,哈哈哈。

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其实这个小工具就是石墨文档,相信关注公众号的小伙伴很多都知道这个工具,但是你看,这么好用的在线利器依然还有更多人不知道。

并且,眼下正是疫情紧要关头,但很多企业已经开始远程办公,在当下的这个局势,石墨文档作为一款多人在线协作神器,可能是最适合大家使用的工具。

为什么这么说,听我慢慢聊聊。

对于 Office 和 WPS 这些传统文档工具,它们更多的是在本地操作,保存不便、流转不便、只能单人操作。这些痛点相信大家平时在使用时肯定深有感触。

而现在文档工具的升级趋势是本地向云端进化,石墨文档就属于新一代的文档工具。

实际上,它是国内第一款支持多人云端实时协作的办公服务 Office 软件。

那么它比传统 Office 软件不一样在哪里呢?

小试牛刀

1. 让信息搜集更便捷

比如想要统计一份详细的未返程人员详细情况表,传统 Office 文档需发给每个人一份表格进行填写统计,然后再逐个收回汇总。那就太麻烦了。

但是有了这个石墨文档,信息搜集就没那么难,你看我小小卖弄一下就收获好评一片,就知道这个工具有多好用了。

而且在这次疫情中,石墨文档还专门提供了很多防疫信息的收集模板,非常方便。

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来简单看几个,基本上该需要的信息都已经帮你列好了,不用自己再费心做表格,直接拿去改下名字就可以直接用了。

这可能是眼下最适合大家使用的工具XX 公司员工春节返工人员统计表

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【乡镇】外地返回人员登记表

尤其是这个学生每日健康信息提交表,就更好用了。如果觉得问题还不够,可以点击左边的功能列表进行设置。

在右边点击发布,会生成一个链接,然后可以发到微信或 QQ 群里。

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收到链接的人填写信息无须注册或登录,直接填完提交就完事了。

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然后呢,在电脑端点击回复详情,就可以看到搜集的信息。全部人提交完毕后还可以直接导出在线表格,简直不要太方便,省心省力。

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2. 自动云端保存

对于 Office 文档来说,写作的时候经常会遇到死机、断电,如果没有保存那可能就会前功尽弃了。

而石墨文档不仅可以随时自动保存,而且还可以查看到历史编辑记录,并且随时可以恢复到之前任意一次修改的进度。

之前我就经常遇到这种情况,本来写好的一段文字已经删掉了,后来又觉得有必要再加上,但是怎么也想不全那一段文字是怎么写的了。

而使用了石墨文档,根本不用担心这种情况,打开历史编辑记录一查看就可以了。

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3. 支持多种格式文档

石墨文档致力于打造一个云端的 Office,除了支持文档、表格、幻灯片外,还提供了思维导图、白板的功能,功能还是比较齐全的。

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思维导图大家都知道了,那白板是干嘛的?原来白板可以供大家头脑风暴、自由绘制创意想法。

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石墨的互动白板还支持多方音视频会议,它让「见字如面」成为可能,多位成员通过音视频连线,围绕一个话题各抒己见,讨论思路与结果同步呈现。

除了这些,石墨文档还有 OCR 识别、文档翻译、录音转文字等一系列效率工具,这些功能相信大家平时都会用得到。

知道大部分人还是习惯本地 Office 操作,没关系,石墨可以很方便就导入文档,然后在云端继续完成,很方便。

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其实前面的信息搜集也是利用了石墨文档多人协作功能,不过那只是小试牛刀。下面给大家展示石墨文档多人协作的真正实力。

真正实力

云协作

在传统 Office 工具中,如果需要多人分工完成同一文档的内容,比如说部门的年终总结,常常需要各自完成自己负责的部分,最后再由一个人统一合并汇总,

但这样的“合作”方式,由于不了解对方的进度及情况,很容易造成内容缺失或内容重复的问题。

如此一来,最后负责整合的成员还需要从微信或邮件中下载每位参与者的内容,再粘贴到相应的位置上,费时费力,十分繁琐且容易出错。

在石墨文档中,多位协作者可以在同一文档中实时协作,不仅免去了互相发文件的烦恼,还可以使每个人的进度及内容被实时看到,从而让其他成员根据情况随时调整自己的内容。

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在同一个文档中大家一起头脑风暴,就像在同一个办公室开会那样简单。

云文档

对于一家公司来讲,资料的保存、管理、分享十分重要。在使用石墨之前,如果某员工需要某个部门的文件,就必须得联络该部门的文件所有者。

如果所有者时间不方便或者手边没有现成的文件,往往就需要经历长时间的等待,从而拖慢了整个工作节奏。

而使用了石墨文档的话,内部可以设置一个全员协作的文件夹,不同部门的文档都可以分门别类地集中在一起。

只要拥有权限,就可以使用查找功能跨部门找到自己所需的文件。

对于一些需要全公司传达的文件,也无须再群发邮件或通过微信发到群里,只要上传到全公司共享的文件夹中,每位成员就都能看到,而且永远都是最新版本。

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这样一来工作流程就没那么繁琐,沟通成本就降低了很多。

石墨文档的多人协作功能这么好用,所以在这场抗击疫情的战斗当中,不少公益组织和志愿团队都来使用它汇总疫情信息、捐赠需求信息。

这些石墨文档在微博上都是直接可以搜到的。

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所以,石墨文档以它出色的多人协作效率得到了网友们的交口称赞。

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当了解到公益组织和志愿团队有使用需求之后,石墨文档还特地向疫情支援组织免费提供了产品及服务。

这里必须要说的是,石墨文档这家公司本身就在本次疫情的重灾区武汉市,身处战“疫”一线,用自己过硬的产品为社会做出贡献,特别是针对本次疫情,为了方便远程办公的上班族,还专门放了一个大招——

终极大招

石墨文档近日专门发布全新的远程办公版疫情期间全网免费使用

那石墨文档远程办公版都有哪些特点呢?

1. 单文件与空间协作人数无上限

石墨文档远程办公版同样还是支持跨部门多人、多端、多地协同在线编辑文档,相比于之前支持多人协同的人数和单个空间有限,石墨文档远程办公版支持协作人数和单个文件大小是没有限制的,就是公司有多少人,就可以支持多少人。

同样还是支持多个平台,电脑、Pad、手机全平台都不在话下。

2. 免费提供远程办公模板。

石墨文档还结合过往服务经验,提炼出了高频办公场景中的  8 大远程办公模板

• 全员会议 & 任务管理模板

• 石墨在线财务模版快速导航模版

• 远程办公 _ 周计划总结模板(传统工作法)

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• 远程办公 _ 月(周)团队工作模板(OKR 工作法)

• 工作周报模板

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• 远程办公 _ 团队简易待办清单模板

• 会议记录模板

• 四象限任务会议纪要模版

相信你在工作中需要的模板在这里都能找到,关键还是免费的!

点击文章最后的阅读原文就可以免费领取这些远程办公模版了,而且新的模板将会陆续上线 ing。

不得不说,石墨文档在这个时候推出远程办公版真的是雪中送炭这对于公司全面守护员工健康,助力公司组织高效协同运转功不可没。

结语

相信很大一部分小伙伴都是第一次在家办公,建议大家在家中设置一个专门的区域用来办公,按照正常的上班作息,还要换上以往出门正式的衣服,培养出在家办公的庄重仪式感。

这样才能极大的提升在家办公效率,当然还要用上石墨文档这个文档协作工具。

因为不在一起办公,为了避免不清楚团队各单位的工作进度,通过石墨文档就可以在线上实时看到所有办公的内容和进展,让远程办公如同坐在一起一样简单。

在这个非常时期,为了维持仪式感和效率,这是能做到的最大努力。

大灾大难,方显人间真情,这场没有硝烟的战役中,众多企业也积极参与其中,有的捐款捐物,表现爱心,有的积极配合地方响应政策,全力支援抗击疫情防控,尤其我关注的一些互联网企业,它们充分表现出了企业的责任担当。

所以我想说,我们不只是在使用他们开发的工具,更能从中感受到丝丝温情。

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